Pourquoi et comment externaliser la rédaction de comptes rendus de réunion ? (28/03/2019)

Externaliser le compte rendu consiste à confier la rédaction d’un procès-verbal ou d’un examen, d’une conférence ou d’une réunion. S’il est possible de confier le compte rendu de tous types de réunions, comme par exemple des conférences propres à un corps de métier, il est préférable de confier cette rédaction à une équipe chevronnée, avec une bonne maîtrise des techniques d’externalisation de compte rendu.

Un métier qui requiert des compétences particulières

Pour obtenir un compte rendu de qualité, l’on peut soit former un expert de la thématique concernée à la technique de rédaction, soit former un rédacteur au secteur touché par la conférence à rendre compte. Mais la solution la plus efficace en termes de qualité de rédaction est de confier le compte rendu à une société de rédaction. Celle-ci mettra à disposition le professionnel qui pourra combiner les talents de rédaction à la connaissance des spécificités du secteur d’activité.

La rédaction de comptes rendus est en effet un métier et nécessite des compétences particulières. Il existe des entreprises de rédaction spécialisées dans divers thèmes et secteurs professionnels. L’externalisation de la frappe de comptes rendus est en effet aussi ouverte que diversifiée: comptes rendus médicaux, actes de conférences, PV de réunion de conseils d’administration, d’assemblée générale associative etc.

Préparer et organiser une prestation de rédaction

Il y a différentes méthodologies pour la production d’un compte rendu. On peut par exemple remettre une version audio de la réunion au prestataire qui assurera la rédaction finale. Pour un travail professionnel, il est impératif que le rédacteur ait accès aux divers documents de travail liés à la réunion avant la tenue de celle-ci. Cette préparation aide à se familiariser au contexte et aux objectifs de la rencontre, aux expressions consacrées, aux acronymes ainsi qu’aux divers intervenants.

La prestation peut être une retranscription de l’enregistrement de la réunion : des reformulations sont proposées pour faciliter la compréhension du document écrit. La prestation peut aussi concerner la production d’un compte rendu de la réunion qui se fait soit en présence du rédacteur qui pourra prendre des notes, avec remise de documents, ou par la transmission de l’enregistrement de la réunion.

Après la réunion, le rédacteur assure la production du document demandé qui sera livré après un travail de relecture, de correction et de recoupement. Des recherches documentaires sont souvent réalisées pour la vérification des termes spécifiques, la compréhension des propos et la logique de rédaction.

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