Externaliser votre gestion de données : quels avantages ? (04/11/2019)

L’externalisation de la gestion de données permet à une entreprise de se concentrer sur son cœur de métier dans une logique de spécialisation, mais il y a des précautions à prendre pour ne pas se laisser surprendre par l’éventuel manque de professionnalisme de certains sous-traitants.

Que recouvre le terme externalisation ?

L’externalisation ou outsourcing consiste à déléguer certaines tâches à des prestataires extérieurs à l’entreprise. Traditionnellement, les entreprises y ont recours pour diverses utilisations, comme la paie, le recrutement, les achats, la facturation ou la messagerie. Grâce à cette technique, elles peuvent se focaliser sur son activité principale, ses ressources matérielles, financières et humaines qui ne peuvent généralement pas être sous-traitées.

Naturellement, une entreprise qui décide d’externaliser une partie de son activité doit faciliter le transfert de compétences vers le prestataire de services. En effet, il y va de la qualité du service qui ne doit rester à tout moment stable. Par ailleurs, les dirigeants d’entreprise ne doit pas perdre de vue que l’objectif de l’outsourcing, c’est d’obtenir une croissance plus rapide. La réactivité est le maître-mot du processus, plus particulièrement dans le domaine du service-client et de la gestion des données.

Les avantages et les limites de l’externalisation de la gestion de données

Pour les entreprises, externaliser la gestion de données représente un avantage de taille : l’économie des coûts. Elles y gagnent aussi en efficacité, car ce genre de tâche nécessite de sérieux niveaux d’expertise qui ne sont pas forcément disponibles en interne. En effet, seuls des experts qualifiés peuvent assurer la qualité du traitement des données. Sachant que les prestataires sont liés par des contrats et que leurs revenus dépendent de la bonne exécution de leur prestation, les entreprises commanditaires bénéficient plus d’une bonne garantie.

Force est de constater que le stockage des données en interne, surtout si l’entreprise ne dispose de l’expertise nécessaire, peut entraîner des problèmes liés aux vols et aux piratages informatiques. Les pertes matérielles peuvent être énormes dans de telles circonstances, sans parler de la réputation de l’entreprise et des éventuelles sanctions imposées par les autorités de régulation comme la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

La décision d’externaliser la gestion de données à une autre entreprise doit par conséquent être basée sur une bonne implantation locale rassurante et pérenne du sous-traitant, ainsi qu’une expertise éprouvée par des références fiables. Une grande disponibilité et des conditions tarifaires avantageuses sont également de mise pour ne pas perdre de vue l’objectif de la rentabilité.

Externaliser la gestion de données, c’est aussi s’exposer à un choc culture engendré par le fait que, la plupart du temps, les sous-traitants sont basés dans d’autres pays. Il peut en résulter une perte de confidentialité et de l’image de l’entreprise. Il convient donc de se renseigner au maximum sur les compétences et la réputation du partenaire, et de s’imprégner de tous les aspects de l’externalisation de la gestion de données avant de se lancer dans l’aventure.

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