Externalisation secrétariat
Les travaux de secrétariat requièrent de la rigueur et de la technicité. Surtout, il s’agit d’une tâche chronophage que de plus en plus d’entreprises externalisent. Vous aussi, vous avez besoin d’externaliser vos travaux et services de secrétariat ? Tournez-vous vers les services de Saisie Facile, une société offshore située à Madagascar qui propose un prix attractif.
Discutons de votre projet
En quoi consiste l’externalisation du secrétariat ?
L’externalisation du secrétariat désigne le fait de confier le secrétariat à un prestataire externe. L’activité peut être sous-traitée en partie ou en totalité.Quels sont les avantages d’un secrétariat externalisé ?
Pour les dirigeants et les chefs d’entreprise Les chefs d’entreprise bénéficient d’un gain économique considérable grâce à l’externalisation du secrétariat. Plus besoin de recruter un nouveau salarié et de payer les charges sociales que cela implique. De plus, le prestataire travaille dans son propre espace et se sert de son équipement. L’entreprise n’a pas à louer de l’espace en plus ou d’investir dans de nouveau matériel informatique.Pour les créateurs d’entreprise
Les créateurs d’entreprise qui lancent leur propre affaire bénéficient des avantages d’un secrétariat externalisé. Ils économisent beaucoup de temps avec les missions confiées le prestataire. Plus de temps est donc dédié aux tâches plus essentielles, comme les négociations avec les clients.Pour les PME
En externalisant leurs services de secrétariat, les PME bénéficient d’une grande flexibilité. Leur volume de travail pouvant fluctuer, engager un collaborateur pourrait revenir plus coûteux. Elles se déchargent des tâches à faible valeur ajoutée, et ce, à un prix convenable.Les services inclus dans l’externalisation de secrétariat
Un secrétaire qui travaille à distance assure les mêmes fonctions qu’un secrétaire qui travaille dans les locaux. Il se charge de nombreuses tâches dont :- L’accueil téléphonique
- La prise de rendez-vous et la tenue d’un agenda
- La rédaction de compte-rendu de réunion
- La relance des impayés
- Le suivi des devis et factures
- La gestion des courriers électroniques
- La saisie informatique et la transcription de fichier audio ou vidéo
- L’organisation d'événement
- La mise à jour des tableaux de bord...
Comment bien cadrer l’externalisation du secrétariat ?
Pour une collaboration fructueuse, vous devez êtes pointilleux lors de la négociation contractuelle initiale. Le cadre de la mission du secrétariat externalisé doit être bien précis dans un cahier des charges. Vous devez indiquer les prestations à effectuer, leur durée et leur prix.Quels sont les inconvénients de l’externalisation des travaux de secrétariat ?
Certains risques sont à considérer si vous envisagez d’externaliser vos services de secrétariat. Si le secrétaire manque de sérieux, le respect du délai et de la confidentialité de vos données sont en jeu. Le prestataire que vous engagez peut aussi entacher l’image de l’entreprise puisqu’il sera en contact avec vos différentes parties prenantes. Il est donc capital de bien choisir votre secrétaire externalisé en tenant compte :- De son expérience dans le métier
- De sa qualification comme les éventuelles certifications
- De ses références et de son portefeuille clients
- De la flexibilité de ses horaires et de ses services