Reprise de données : réussir une migration CRM ou ERP

Changer de CRM, d’ERP ou de logiciel métier ne consiste pas uniquement à installer un nouvel outil. L’entreprise doit aussi récupérer les informations présentes dans ses anciens fichiers et les transférer vers le nouveau système.

Cette opération, appelée reprise de données, peut concerner les clients, les fournisseurs, les produits, les commandes, les contrats ou les dossiers administratifs.

Lorsque les informations sont dispersées ou mal structurées, leur transfert devient plus complexe. Des doublons, des champs incomplets ou des formats incompatibles peuvent ralentir le projet et obliger les équipes à effectuer de nombreuses corrections après l’importation.

La préparation des données doit donc commencer avant la migration technique.

Qu’est-ce qu’une reprise de données ?

La reprise de données consiste à récupérer les informations d’un ancien environnement pour les intégrer dans un nouveau logiciel.

Les données peuvent provenir de fichiers Excel ou CSV, d’un ancien CRM, d’un ERP, d’une base créée en interne ou de documents papier. Une même entreprise peut également disposer de plusieurs sources contenant des informations similaires, mais pas toujours identiques.

La reprise ne se limite pas à copier ces éléments. Les fichiers doivent être triés, mis au même format et contrôlés avant leur importation.

Cette étape évite de transférer dans le nouvel outil les erreurs déjà présentes dans l’ancien système.

Dans quels cas une reprise de données est-elle nécessaire ?

Une reprise est généralement organisée lors du remplacement d’un CRM, du déploiement d’un ERP ou du regroupement de plusieurs outils.

Elle peut également intervenir après le rachat d’une entreprise, la fusion de plusieurs services ou la numérisation d’archives papier.

Le niveau de difficulté ne dépend pas uniquement du nombre de lignes à traiter. Une petite base contenant des données très hétérogènes peut demander davantage de préparation qu’un fichier volumineux déjà structuré.

Pourquoi les migrations de données rencontrent-elles des difficultés ?

Les principaux problèmes apparaissent souvent avant même l’importation.

Les informations peuvent être réparties dans plusieurs fichiers, saisies selon des règles différentes ou enregistrées dans des formats incompatibles. Certains clients apparaissent plusieurs fois, tandis que des champs importants restent vides.

Des données peuvent également exister uniquement dans des documents papier, des fichiers PDF ou des images. Elles doivent alors être transformées en informations structurées avant de pouvoir rejoindre le nouveau logiciel.

Une reprise insuffisamment préparée ne corrige pas ces problèmes. Elle les déplace simplement vers le nouvel outil.

Comment préparer les données avant une migration ?

Recenser les sources existantes

La première étape consiste à identifier tous les fichiers, logiciels et documents contenant des informations utiles.

Ce travail doit être réalisé avec les différents services de l’entreprise. Les équipes commerciales, administratives, comptables ou logistiques peuvent chacune utiliser leurs propres fichiers.

Le recensement permet de connaître l’origine des données, leur volume, leur format et leur niveau de fiabilité.

Il aide également à repérer les informations présentes dans plusieurs sources.

Déterminer les données à conserver

Toutes les données historiques ne doivent pas nécessairement être transférées.

L’entreprise doit distinguer les informations encore utiles de celles qui peuvent être archivées ou supprimées. Les contacts devenus inutiles, les doublons, les champs abandonnés ou les données trop anciennes peuvent alourdir inutilement la future base.

Cette sélection doit tenir compte des besoins opérationnels, des obligations de conservation et des règles internes de l’entreprise.

L’objectif est de ne migrer que les informations réellement nécessaires au fonctionnement du nouveau système.

Définir la structure du fichier cible

Le nouveau CRM ou ERP possède ses propres champs et ses propres règles.

Il faut donc établir une correspondance entre la structure des anciens fichiers et celle du nouvel outil. Par exemple, une colonne « nom complet » peut devoir être séparée en deux champs « nom » et « prénom ».

Le tableau de correspondance doit préciser le champ source, le champ de destination, le format attendu et les éventuelles règles de conversion.

Cette étape réduit les ambiguïtés entre l’entreprise, l’intégrateur et l’équipe chargée de préparer les fichiers.

Comment nettoyer les données avant leur importation ?

Le nettoyage consiste à corriger les anomalies présentes dans les sources.

Il peut être nécessaire de supprimer les doublons, d’harmoniser les dates, de normaliser les numéros de téléphone ou de corriger les informations enregistrées dans la mauvaise colonne.

Les noms d’entreprises, les catégories, les statuts et les références doivent également suivre une structure commune.

Lorsque la base contient des contacts ou des informations devenus obsolètes, une opération de qualification de fichiers peut permettre de mettre à jour les données, de traiter les doublons et d’améliorer leur exploitabilité.

Le nettoyage ne doit pas être réalisé directement sur le fichier d’origine. Une copie de sauvegarde doit toujours être conservée afin de pouvoir retrouver une information supprimée ou modifiée par erreur.

Que faire lorsque les informations proviennent de documents papier ?

Certaines informations ne peuvent pas être exportées automatiquement.

Elles peuvent se trouver dans des formulaires papier, des rapports imprimés, des contrats numérisés ou des fichiers PDF non modifiables.

Ces documents doivent être lus, puis les informations utiles doivent être reprises dans un fichier structuré. Le format de destination peut être un tableau Excel, un fichier CSV ou un modèle préparé pour le futur logiciel.

Dans ce cas, la frappe de documents permet de transformer les contenus issus de supports papier ou numérisés en fichiers lisibles et modifiables.

Lorsque le travail concerne surtout des champs, des références ou des lignes à intégrer dans une base, il est plus pertinent de renvoyer vers la prestation de saisie de données. Cette page couvre notamment la reprise depuis des documents, des tableaux, des fichiers CSV ou des outils métiers.

Comment traiter les informations manquantes ?

Un champ vide ne doit pas être complété par approximation.

Il faut d’abord vérifier si l’information existe dans une autre source fiable. Elle peut être présente dans un ancien fichier, un document administratif ou un dossier conservé par un autre service.

Lorsque la donnée ne peut pas être retrouvée, elle doit être signalée comme manquante. L’entreprise pourra ensuite décider de la compléter, de laisser le champ vide ou d’exclure l’enregistrement concerné.

Un statut spécifique peut être ajouté au fichier de travail afin de distinguer les données validées, les informations à contrôler et les cas impossibles à compléter.

Pourquoi tester un échantillon avant la migration complète ?

Avant de transférer toute la base, il est préférable d’importer un échantillon représentatif.

Ce test permet de vérifier si les champs sont correctement associés, si les caractères spéciaux sont conservés et si les formats sont reconnus par le nouvel outil.

Il aide également à repérer les données rejetées, les colonnes mal interprétées ou les règles de conversion incomplètes.

Les corrections peuvent ainsi être réalisées avant le traitement de l’ensemble du volume.

Comment contrôler les données après l’importation ?

Le contrôle final doit comparer les fichiers préparés avec les informations réellement présentes dans le nouvel outil. Cette vérification permet de s’assurer que la migration n’a entraîné ni perte de données, ni décalage entre les champs, ni création de nouvelles anomalies.

Les principaux points à contrôler sont :

• le nombre d’enregistrements effectivement importés ;
• les champs obligatoires restés vides ;
• les données rejetées ou mal interprétées ;
• les doublons encore présents dans le nouveau système ;
• la correspondance entre les dossiers sources et les dossiers importés.

Plusieurs dossiers peuvent également être comparés individuellement entre l’ancien et le nouveau système. Ce contrôle par échantillonnage permet de vérifier la qualité des informations sans reprendre manuellement l’ensemble de la base.

Une prestation de vérification de données est cohérente à ce stade. Elle permet de contrôler la conformité, la cohérence et la qualité des informations par rapport aux règles définies dans le cahier des charges.

Qui intervient dans une reprise de données ?

L’entreprise définit les règles métier, les informations à conserver et les validations nécessaires.

L’intégrateur configure le CRM ou l’ERP et réalise généralement l’importation technique.

Un prestataire de traitement de données peut intervenir en amont pour trier, ressaisir, normaliser, qualifier et contrôler les fichiers.

Cette répartition doit être définie dès le début du projet. Elle évite qu’une tâche soit oubliée ou prise en charge trop tardivement.

Peut-on automatiser toute la reprise de données ?

L’automatisation est efficace lorsque les données sont déjà homogènes et structurées.

Elle atteint cependant ses limites face aux doublons partiels, aux textes libres, aux documents papier ou aux informations enregistrées de manière irrégulière.

Un contrôle humain reste alors nécessaire pour interpréter les cas ambigus, appliquer les règles métier et vérifier les anomalies signalées par les outils.

La solution la plus efficace consiste souvent à associer automatisation et traitement manuel.

Comment externaliser la préparation des données ?

L’externalisation peut porter uniquement sur la préparation des fichiers. Le prestataire n’a pas nécessairement besoin de gérer la partie technique de la migration.

L’entreprise lui transmet les sources, la structure attendue, les règles de saisie et les critères de contrôle. Une première série peut être traitée afin de valider les consignes avant le lancement du volume complet.

Les fichiers sont ensuite livrés dans le format attendu par l’intégrateur ou importés directement dans l’outil lorsque les accès et les procédures le permettent.

Préparez vos données avant de changer de logiciel

Une migration réussie commence par des données propres, structurées et contrôlées.

Saisie Facile peut intervenir sur la ressaisie, la qualification, la normalisation et la vérification de vos fichiers avant leur intégration dans votre CRM ou votre ERP.

Confiez-nous la préparation de vos données.