Freelance ou société de saisie de données : que choisir pour externaliser ?
Pour externaliser une mission de saisie de données, une entreprise peut faire appel à un freelance ou à une société…
Comment rédiger un cahier des charges pour externaliser une mission de saisie de données ?
Un cahier des charges de saisie de données doit décrire précisément les documents à traiter, les champs à saisir, les règles de contrôle, les volumes, les délais et le format de livraison attendu.
Plus ces informations sont claires, plus le prestataire peut estimer correctement le temps nécessaire, mobiliser le bon nombre d’opérateurs et proposer un devis réaliste.
Un bon cahier des charges évite aussi les incompréhensions pendant la production. Il sert de référence commune entre l’entreprise et le prestataire.
Pourquoi rédiger un cahier des charges avant d’externaliser ?
Externaliser une mission de saisie ne consiste pas seulement à transmettre des fichiers.
Le prestataire doit comprendre ce qu’il doit saisir, dans quel format, selon quelles règles et avec quel niveau de contrôle.
Sans document de référence, plusieurs problèmes peuvent apparaître : interprétations différentes, erreurs de saisie, retards ou reprises de production.
Le cahier des charges permet donc de cadrer la mission avant son lancement.
Il facilite aussi la comparaison entre plusieurs prestataires, car chacun travaille à partir des mêmes informations.
Que doit contenir un cahier des charges de saisie de données ?
Les informations indispensables peuvent être regroupées en plusieurs blocs.
| Élément | Informations à préciser |
|---|---|
| Nature de la mission | Type de saisie à réaliser |
| Données sources | Papier, PDF, image, Excel, formulaire, CRM |
| Volume | Nombre de documents, lignes ou fiches |
| Champs à saisir | Nom, adresse, date, montant, référence, etc. |
| Règles de traitement | Formats, cas particuliers, exclusions |
| Contrôle qualité | Vérification simple, double contrôle, échantillonnage |
| Outil | Excel, CRM, ERP, CMS, logiciel métier |
| Délais | Date de démarrage et échéance |
| Livraison | Format et fréquence |
| Confidentialité | Accès, restrictions et sécurité |
Ce tableau peut servir de base à votre propre cahier des charges.
Comment décrire précisément la mission ?
Commencez par expliquer ce que vous souhaitez obtenir.
Évitez une formulation trop générale comme :
« Nous avons des documents à saisir. »
Préférez une description plus précise :
« Nous souhaitons saisir les informations présentes dans des formulaires papier numérisés afin de constituer un fichier Excel exploitable par notre équipe commerciale. »
Cette phrase donne immédiatement au prestataire le contexte, l’objectif et le résultat attendu.
Comment décrire les données sources ?
Le prestataire doit savoir exactement ce qu’il recevra.
Les fichiers peuvent être des scans, des photos, des PDF, des formulaires papier numérisés, des tableaux Excel ou des exports d’un logiciel.
Précisez également la qualité des documents.
Une image nette et structurée sera plus rapide à traiter qu’un scan ancien, manuscrit ou partiellement illisible.
Si plusieurs formats existent, fournissez quelques exemples représentatifs.
Comment indiquer le volume à traiter ?
Le volume doit être exprimé de manière concrète.
Selon le projet, vous pouvez indiquer :
- le nombre de documents ;
- le nombre de pages ;
- le nombre de lignes ;
- le nombre de formulaires ;
- le nombre de fiches clients.
Lorsque le volume n’est pas encore définitif, donnez une estimation.
Par exemple :
« Entre 15 000 et 20 000 formulaires sur trois mois. »
Cette information permet au prestataire d’évaluer le nombre d’opérateurs nécessaires.
Faut-il détailler tous les champs à saisir ?
Oui.
Chaque champ doit être clairement identifié.
Par exemple :
| Champ | Format attendu |
|---|---|
| Nom | Texte |
| Prénom | Texte |
| Date de naissance | JJ/MM/AAAA |
| Téléphone | Format international |
| Texte | |
| Code postal | 5 chiffres |
| Montant | Nombre avec deux décimales |
Ce niveau de précision réduit les erreurs et facilite les contrôles.
Si certains champs sont obligatoires et d’autres facultatifs, indiquez-le.
Comment définir les règles de saisie ?
Les règles de saisie sont essentielles.
Elles doivent préciser comment traiter les valeurs manquantes, les informations illisibles ou les formats incorrects.
Par exemple :
Si une date est illisible, laisser le champ vide et ajouter un indicateur « à vérifier ».
Vous pouvez aussi définir des règles de normalisation.
Les numéros de téléphone peuvent être saisis dans un format unique. Les noms peuvent être écrits en majuscules ou avec une casse normale.
L’objectif est d’éviter que chaque opérateur applique sa propre méthode.
Que faire des cas ambigus ?
Un cahier des charges doit prévoir les situations qui ne peuvent pas être tranchées facilement.
Un document peut comporter une information incomplète, plusieurs réponses ou une écriture difficile à lire.
Dans ce cas, le prestataire doit savoir quoi faire.
Vous pouvez prévoir :
- un champ « à vérifier » ;
- une liste d’anomalies ;
- un fichier séparé ;
- une remontée au coordinateur.
Cette règle évite les décisions arbitraires.
Comment définir le niveau de qualité attendu ?
Il ne suffit pas de demander une saisie « sans erreur ».
Il faut définir comment la qualité sera mesurée.
Le contrôle peut prendre plusieurs formes : vérification par échantillonnage, seconde lecture ou contrôle systématique.
Pour les projets sensibles, une double saisie peut aussi être envisagée.
Le niveau de contrôle dépend du risque associé aux données.
Une base utilisée pour une campagne commerciale ne nécessite pas forcément la même précision qu’un fichier utilisé pour un processus administratif critique.
Quel taux d’erreur faut-il accepter ?
Il n’existe pas un taux unique adapté à tous les projets.
Le niveau acceptable dépend du type de données et de leur usage.
Un champ secondaire peut tolérer davantage d’erreurs qu’un montant financier ou un identifiant client.
Le cahier des charges doit donc préciser les champs prioritaires.
Vous pouvez également prévoir une méthode de contrôle sur un échantillon afin de suivre la qualité pendant la production.
Comment définir les délais ?
Le prestataire doit connaître la date de début, la date de fin et, si nécessaire, les échéances intermédiaires.
Pour un volume important, une livraison progressive peut être plus efficace.
Par exemple :
5 000 fiches par semaine pendant quatre semaines.
Cette organisation permet au client de vérifier les premiers lots avant la fin du projet.
Elle évite également de découvrir trop tard une mauvaise interprétation des consignes.
Faut-il préciser l’outil utilisé ?
Oui.
La saisie peut être réalisée dans un fichier Excel, un CRM, un ERP, un CMS ou une application métier.
Si le prestataire doit intervenir directement dans votre outil, précisez :
- le type de logiciel ;
- le nombre d’accès disponibles ;
- les droits nécessaires ;
- les contraintes techniques.
Il est aussi utile de fournir des captures ou une courte démonstration du workflow.
Comment décrire le format de livraison ?
Le résultat attendu doit être défini dès le départ.
Cela peut être un fichier Excel, CSV, XML ou un enregistrement direct dans un logiciel.
Précisez également la fréquence de livraison.
Pour un projet long, vous pouvez demander des lots quotidiens ou hebdomadaires.
Cette organisation facilite les contrôles et permet de corriger rapidement les éventuelles erreurs.
Que faut-il prévoir pour la confidentialité ?
Si les données sont sensibles, le cahier des charges doit mentionner les règles de sécurité.
Précisez les conditions d’accès, les restrictions de téléchargement ou les obligations de confidentialité.
Vous pouvez également prévoir un accord de non-divulgation.
Lorsque plusieurs opérateurs interviennent, il faut savoir qui aura accès aux données et dans quelles conditions.
Faut-il prévoir un lot test ?
Oui, surtout pour les projets importants.
Un lot test permet de vérifier que le prestataire a bien compris les consignes.
Il sert aussi à mesurer le temps moyen de traitement et à affiner le budget.
Le test doit contenir plusieurs types de cas : simples, complexes et ambigus.
Une fois le test validé, les règles peuvent être ajustées avant le lancement complet.
Exemple de cahier des charges simplifié
Voici un modèle pouvant servir de base.
Objet de la mission
Saisie de formulaires clients à partir de documents PDF.
Volume
Environ 20 000 formulaires.
Données à saisir
Nom, prénom, adresse, code postal, ville, téléphone, e-mail et date de création.
Format de sortie
Fichier Excel structuré, une ligne par formulaire.
Règles
Les champs illisibles doivent rester vides et être signalés dans une colonne dédiée.
Contrôle
Vérification d’un échantillon quotidien.
Délai
Production sur quatre semaines, avec livraison hebdomadaire.
Confidentialité
Accès limité aux opérateurs affectés au projet.
Ce modèle peut être adapté à la plupart des missions de saisie.
Comment obtenir un devis plus précis ?
Un devis devient beaucoup plus fiable lorsque le prestataire dispose d’un échantillon réel.
Le volume seul ne suffit pas.
Deux projets de 10 000 documents peuvent demander des temps très différents selon le nombre de champs et la complexité des données.
Envoyer quelques fichiers permet au prestataire d’évaluer le temps moyen.
Il peut ensuite calculer la capacité nécessaire et proposer un délai réaliste.
Quelles erreurs éviter dans le cahier des charges ?
La première erreur consiste à rester trop vague.
Un document qui indique seulement « saisir les données dans Excel » laisse trop de place à l’interprétation.
La seconde erreur consiste à oublier les cas particuliers.
Ce sont souvent eux qui ralentissent la production.
Enfin, évitez de modifier les règles sans formaliser les changements.
Chaque nouvelle consigne doit être intégrée au document de référence afin que tous les opérateurs appliquent la même méthode.
Faut-il rédiger un cahier des charges très long ?
Non.
Le document doit être précis, mais il n’a pas besoin d’être complexe.
Pour une mission simple, quelques pages peuvent suffire.
L’essentiel est que les règles soient compréhensibles et illustrées par des exemples.
Un bon cahier des charges est un document que l’opérateur peut consulter rapidement lorsqu’il hésite.
Comment comparer plusieurs prestataires avec le même cahier des charges ?
Transmettez exactement les mêmes éléments à chaque prestataire.
Ils doivent recevoir le même volume estimé, les mêmes exemples et les mêmes règles.
Vous pourrez ensuite comparer leurs délais, leurs méthodes de contrôle et leurs estimations de coût.
Si possible, demandez le traitement du même lot test.
Cette méthode donne une comparaison beaucoup plus fiable qu’un simple tarif horaire.
Comment Saisie Facile prépare une mission de saisie ?
Saisie Facile analyse les documents, les volumes et les règles avant le lancement.
Lorsque le projet le nécessite, un échantillon est traité afin de mesurer le temps réel et d’identifier les difficultés.
Les consignes peuvent ensuite être formalisées avant la production.
Selon les volumes, plusieurs opérateurs peuvent être mobilisés et un suivi peut être organisé pour garantir une méthode homogène.
L’objectif est de démarrer avec des règles claires plutôt que de corrimageiger le processus une fois plusieurs milliers de données déjà traitées.
Que retenir avant d’envoyer votre cahier des charges ?
Un bon cahier des charges doit répondre à cinq questions essentielles :
- Quelles données doivent être saisies ?
- À partir de quels documents ?
- Dans quel format ?
- Avec quel niveau de contrôle ?
- Dans quel délai ?
Si ces cinq éléments sont clairement définis, le prestataire peut déjà construire une estimation beaucoup plus fiable.
Vous préparez une mission de saisie de données ? Transmettez-nous votre cahier des charges ou simplement un échantillon de vos fichiers afin d’évaluer la faisabilité, le délai et les ressources nécessaires.
