Sauvegardez vos documents papier en numérique ! (19/04/2019)

La perte ou la destruction de données et de documents peut se traduire par une véritable perte économique pour les entreprises et les particuliers, et générer une véritable situation d’insécurité. Pour éviter un tel désagrément, il est recommandé d’anticiper avec le recours à l’archivage numérique.

Comment archiver ses documents papier ?

On peut faire ses archivages numériques soi-même ou bien avoir recours aux services d’une entreprise d’archivages numériques. Pour les archives personnelles ou professionnelles, on peut utiliser une clé USB, un disque dur externe ou un stockage en ligne. La clé USB est facile à transporter et ses capacités sont de plus en plus importantes. Son désavantage est d’être un outil facile à perdre de par sa petite taille. Le disque dur externe est une autre solution pratique et recommandée pour automatiser les sauvegardes.

Pour optimiser le stockage des données, il est conseillé d’utiliser le disque dur externe d’archivage pour cette seule fonction et non comme un moyen additif d’augmenter la capacité de sauvegarde de l’ordinateur. Cependant, le disque dur et la clé USB ont un même problème : une mauvaise manipulation lors de l’éjection de l’ordinateur peut les détériorer. Pour le stockage en ligne, il existe aujourd’hui plusieurs alternatives : des plateformes qui hébergent on line les archives. La plupart des plateformes sont gratuites mais leur capacité de stockage est limitée, à moins de passer à la version payante.

Dématérialisez et archivez pour mieux sécuriser

En cas d’externalisation d’archives, la société d’archivages s’occupe de récupérer les documents, d’établir un éventail détaillé et un stockage sécurisé. Elle procède à la dématérialisation des archives en les rendant accessibles sur des plateformes dédiées. Ce recours au service de professionnels est important non seulement parce que la dématérialisation représente un gain d’espace, mais aussi parce que l’archivage numérique devient une nécessité pour les entreprises.

Certaines activités amènent à conserver des documents ayant une longue durée de vie légale et qui peuvent être utilisés à tout moment : autant les sauvegarder avec toutes les précautions de sécurité. Une autre anticipation est aussi la protection des données numériques à travers la mise en place de dispositif de sécurité. Il peut s’agir d’antivirus, de pare-feu efficace, de renforcement de la sécurité pour protéger l’accès aux informations. Ainsi, la sauvegarde numérique et la sécurisation du réseau informatique sont deux actions complémentaires pour réduire les risques de perte, de vol ou de destruction d’informations et de documents utiles.

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