Saisie de données : la rédaction des procès-verbaux (21/06/2019)

Établis dans le cadre d’activités publiques ou privées, les procès-verbaux ont parfois un caractère obligatoire pour la validation de certaines décisions. Ils doivent être rédigés suivant des formats particuliers. Faire appel à un prestataire pour leur rédaction vous épargne toute une série de contraintes.
 

Un document rédigé en toute neutralité

 

Comités d’entreprise, inspection du travail, assemblées générales d’association ou de société, conseils de collectivités territoriales, commissions consultatives... diverses instances ont besoin de s’atteler à la rédaction de procès-verbaux à un moment ou un autre. Obligatoires dans l’officialisation de certaines décisions, il doit impérativement préciser la date et le lieu de l’assemblée, les personnes présentes, le contenu des débats, les résolutions adoptées, les résultats des votes et les documents soumis à l’assemblée.

La rédaction d’un procès-verbal s’effectue en deux étapes : la prise de notes et l’écriture du document. La prise de notes est un exercice difficile dans la mesure où le rédacteur du procès-verbal participe lui-même aux discussions, et ses propos ne sont alors pas consignés. Il est aussi difficile de se souvenir des propos de tous les participants dans le cas d’un débat houleux.

Un enregistrement audio est alors nécessaire. La personne en charge de la rédaction d'un procès-verbal peut parfois être amenée à interpréter les propos des participants dans la synthèse. Cela peut engendrer des critiques de la part des intervenants qui s’estiment lésés ou mal compris en lisant le document. En confiant la rédaction d’un tel document à un prestataire extérieur à l’organisation, il est possible de garantir la neutralité et l’objectivité qui sont des éléments importants à prendre en compte. Il est aussi possible d’ajouter des indications sur le déroulement de la réunion : protestations, projections de vidéos, imprévus, horaire etc.  

Un gain de temps indéniable et une souplesse accrue


La rédaction des procès-verbaux nécessite un temps de travail conséquent qui ne permet pas au responsable de se consacrer à sa mission habituelle, même s’il est parfois autorisé à se faire assister par un rédacteur ou un sténotypiste. Le recours à un prestataire extérieur permet d’y remédier. Par ailleurs, dans la plupart des cas, un modèle de procès-verbal est fourni au prestataire qui devra impérativement en respecter le format et se baser sur les indications correspondant à chaque rubrique.

En faisant appel à un prestataire, on a la garantie d’une syntaxe correcte tout en conservant la fidélité au discours des participants. Tout ce qui n’est pas acceptable dans le langage écrit sera éliminé : onomatopées, répétitions, familiarités, phrases incomplètes, expressions absconses, hésitations… Les versions longues des acronymes pourront aussi être ajoutées.

Enfin, le responsable de la diffusion du document bénéficiera d’une réactivité et d’une souplesse accrue dans son travail. Le procès-verbal pourra être transmis d’une réunion sur l’autre et d’une personne à l’autre, ce qui permet d’avoir sous les yeux des références nécessaires à la préparation de l’ordre du jour des réunions suivantes. Cela permet aussi de donner à tout membre du comité ayant une voie délibérative ou consultative de demander des précisions.

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