Recopier et saisir les notes de frais (27/02/2019)

Dans le cadre de l’optimisation de la relation client, inviter un futur associé ou client pour un déjeuner ou un dîner d’affaires est une opération de séduction qui a fait ses preuves. Dans la plupart des cas, les dépenses seront à la charge de l’employé et il pourra par la suite se faire rembourser. On parle alors de note de frais. Quelles sont les conditions de remboursement ? Quelles sont les dépenses pouvant être considérées comme note de frais ? Comment comptabiliser les notes de frais ?

Qu’est-ce que la note de frais ?

La note de frais est un document qui liste les dépenses réalisées par un salarié pour le compte de son employeur. Différentes raisons peuvent amener un collaborateur à payer grâce à ses fonds personnels dont entre autres les rendez-vous d’affaires. L’achat de fourniture de bureau et bien d’autres choses pour l’entreprise peuvent également avancer par le salarié. Une fois que tout est fait, il est de l’obligation de l’entreprise de rembourser son salarié dans le cas présent grâce à la note de frais.
Il existe deux types de notes frais, la note de frais classique et la note de frais kilométrique. La note de frais classique consiste à fournir précisément avec pièces justificatives la liste des dépenses engagées par le salarié. La note de frais kilométrique est l’indemnité couvre les frais liés à l’usage d’un véhicule lors d’un déplacement d’affaires par exemple.

Que savoir sur la note de frais ?

Pour bénéficier de la note de frais, certaines conditions subsistent afin d’éviter que des dépenses personnelles puissent être passées par le salarié en tant que note de frais. Il est obligatoire que le salarié justifie les dépenses qu’il a réalisées pour les besoins de son activité et dans l’intérêt de l’entreprise. Une fois que toutes les conditions sont réunies alors le remboursement pourra avoir lieu.
Concernant le remboursement, ceci est dans l’obligation de l’employeur. Par conséquent, le contrat de travail d’un salarié ne doit pas contenir une close stipulant que les frais engagés pour les besoins de l’entreprise devront être à la charge de l’employé et ne pourra à aucun moment susceptible à un remboursement.

Une fois que le dossier de remboursement validé, l’employeur dispose de deux options pour procéder au remboursement. Soit il rembourse aux frais réels. C’est le remboursement classique après que le concerné ait fourni toutes les pièces justificatives pour appuyer sa demande de remboursement. Puis, il y a le mode remboursement forfaitaire. En effet, il est possible pour l’employeur de donner une allocation globale qui correspond aux différents frais d’hébergement, de restauration, de transport... Dans le cas présent, le salarié garde la charge de ses frais professionnels au cas par cas et ne sera pas tenu de fournir des pièces de justifications. Ce sera un moyen pour l’entreprise de s’acquitter de la gestion des dépenses de ses salariés.

Comment gérer les notes de frais ?

Il est aujourd’hui possible de recourir à la technologie numérique notamment par l’usage d’un logiciel dédié dans le réseau interne ou grâce à une application en ligne. Cette dernière est particulièrement efficace, car l’employer comme l’employeur pourra accéder aux fichiers à tout moment et à n’importe quel lieu où ils pourront bénéficier d’une connexion internet.

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