Quels sont les avantages d’externaliser son secrétariat et son back-office ? (15/02/2021)

Pour les professionnels travaillant dans le domaine administratif, de la communication ou du commerce numérique, les tâches de secrétariat et celles qui sont liées au back office demandent une bonne gestion du temps et de ses équipes. L’externalisation est une solution à envisager quand on ne sent plus de taille face à la charge de travail.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

L’externalisation ou sous-traitance est une solution à mettre en place pour alléger le travail en interne. Certaines entreprises ont recours à cette pratique régulièrement, voire en permanence, d’autre plus occasionnellement, notamment pendant les périodes de pic d’activité. Elle se présente comme un procédé de choix permettant de se concentrer sur son cœur de métier afin d’être plus à l’aise dans les relations avec les clients, prospects et partenaires.

Force est de reconnaître que confier des travaux répétitifs et chronophages à un prestataire permet logiquement de diminuer les frais de gestions et les charges liées au personnel. L’entreprise fait alors des économies conséquentes, et a la possibilité d’élargir ses activités comme l’augmentation du budget consacré à la publicité et la communication, ou encore le réinvestissement. Par ailleurs, elle peut faire respecter à son prestataire ses modalités et son mode de fonctionnement.

Pour le secrétariat, l’externalisation est beaucoup plus avantageuse que de recruter du personnel. Il est cependant à souligner que ce genre de prestation ne peut se faire convenablement sans une relation de confiance entre les deux parties. Sachez qu'il est aussi possible de commander des travaux de retranscription audio des assemblées générales d’actionnaires grâce à des services en ligne sécurisés qui peuvent être suivis en temps réel. En outre, externaliser son secrétariat permet d’obtenir des délais de traitement adaptés à ses exigences et contraintes, par exemple en cas d’urgence dans la journée.

L’externalisation du back office, une solution toute trouvée pour les grandes entreprises

Par opposition au front office, le back office, que l’on peut littéralement traduire par arrière-boutique, est la partie d’un système informatique à laquelle les usagers et les clients n’ont pas accès. L’on y gère, entre autres, le paramétrage des services, les profils d’utilisateurs ou encore le données directement liée à l’interaction entre les visiteurs et un site web commercial. Il est à rappeler que ce type de site se comporte de la même manière qu’une structure commerciale classique avec un magasin visible et accessible aux clients et une zone exclusivement réservée aux employés.

Pour garantir plus de productivité et donc de gagner en rentabilité, mais aussi tout simplement pour économiser du temps, certaines grandes entreprises optent pour l’externalisation de leur back office ou back office outsourcing. En choisissant cette option, ces entreprises ont la possibilité de rendre plus fluides les divers processus métiers et certaines opérations financières et comptables.

C’est connu, le recours à l’externalisation offre une meilleure maîtrise du coût de la main d’œuvre. C’est particulièrement valable en matière de back office. La plupart du temps, les prestataires proposent des solutions BPO (business process outsourcing) sur mesure afin de permettre à leurs clients d'optimiser les interactions avec leur clientèle, ce qui leur permet d’accroître leur chiffre d’affaires.

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