Quelles sont les obligations liées à la saisie de factures ? (08/02/2021)

Une entreprise qui émet ou qui reçoit une facture doit obligatoirement l’inscrire dans ses comptes. Cette pièce doit également être conservée, car elle sert de justificatif. L’externalisation apparaît comme un moyen efficace pour gagner du temps et créer une valeur ajoutée à l’entreprise.

Comme gérer ses factures ?

On distingue trois montants dans une factures : le montant hors taxes (HT), la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) et le montant toute taxes comprises (TTC). Certains frais ou réductions sont calculé sur la base soit du montant HT soit du montant TTC. Lors de la clôture de l’exercice comptable, les factures doivent être conservées pendant dix ans, car elles servent de justificatifs auprès du fisc et des clients.

Pour la saisie de factures d’achat de marchandises, matières premières ou services, il y a une marche à suivre. Il faut d’abord enregistrer le montant HT dans le compte de charge "Achat" qu’on débite, le montant de la TVA dans le compte "TVA déductible", à débiter également, et le montant TTC à créditer dans le compte "Fournisseurs". Mais différents comptes sont utilisés selon la nature des achats.

Pour la saisie de factures de vente, c’est la régularité qui doit primer. L’enregistrement peut se faire de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle, en fonction du volume. L’important, c’est d’être à jour. Pour le montant HT, il faut créditer le compte "Ventes des prestations de services, de produits fabriqués et autres marchandises", pour le montant de la TVA, créditer le compte "TVA collectée", et pour le montant TTC, débiter le compte "Clients". Les ventes peuvent être accompagnées de frais annexes comme les frais de port et les frais d’emballages.

Externaliser la saisie de factures pour une meilleure organisation

Sous-traiter la saisie de factures, c’est bénéficier des facilités offertes par les logiciels de gestion commerciale performant qui permettent à l’entreprise d’avoir une vue d’ensemble des flux de sa trésorerie, les données sur les fournisseurs et les dates d’échéance. Ces données, qui seront qualifiées, seront stockées sur des plateformes sécurisées. L’entreprise fait des économies sur ses charges et peut se recentrer sur ses activités principales tout en comprenant les comportements de ses clients et les tendances, créant ainsi une valeur ajoutée.

Mais avant de procéder à l’externalisation de saisie de factures, il importe de prêter une attention particulière sur la question de la confidentialité. L’expérience du prestataire doit également être étudiée, ainsi que le respect des délais des traitements. Naturellement, les tarifs pratiqués sont aussi importants, mais ne doivent pas primer sur la qualité du service qui doit être irréprochable, autrement, les comptes de l’entreprises seront faussés.

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