Quelles sont les clés d’une numérisation d’archives réussie ? (28/06/2021)

Pour diverses raisons d’ordre pratique et économique, un nombre croissant d’entreprises choisissent de digitaliser leurs documents d’archive. Cette opération passe nécessairement par la manutention. Quelles sont les étapes essentielles du processus et comment préserver la qualité des données ?

Analyser ses fonds documentaires et préparer la conduite du changement

Le zéro papier a un enjeu capital pour de nombreuses organisations, pour ne citer que les hôpitaux qui ont désormais la possibilité d’accéder aux données médicales via des applications métiers utilisant les dossiers patients informatisés (DPI) et des identifiants patient permanent (IPP). Le processus commence par l’analyse des archives papier. Cela se fait par un état des lieux, par la sélection d’un échantillon de dossiers et l’établissement d’une moyenne. L’objectif est d’estimer le nombre de pages à numériser.

Il est également judicieux d’inventorier les types de documents à numériser (images, factures, résultats de sondage, coupons-réponses…) ainsi que les formats (A4, A3, A2). Il s’agit là d’informations capitales pour que la numérisation et la conservation des versions électroniques se fassent dans les règles de l’art. Cependant, pour les grandes organisations, il est impossible de savoir exactement le nombre de pages à traiter, mais on peut avoir une vue d’ensemble du travail.

Mener un projet de numérisation d’archives est une étape charnière dans la vie d’une organisation. Par conséquent, le processus et les outils doivent être maîtrisés par l’ensemble des intervenants. Il convient également d’inclure les utilisateurs dans des réunions de travail et de les accompagner à travers des formations en vue de favoriser leur adhésion au changement escompté.

La numérisation proprement dite et la mise en place d’un système d’archivage électronique

Si vous optez pour la numérisation en interne, préparez-vous à investir dans des scanners multi-formats, à les paramétrer, à en assurer la maintenance et à former une équipe dédiée. Vous pouvez aussi recruter des personnes supplémentaires pour éviter d’entamer votre capacité de production. Il est conseillé de traiter les dossiers prioritaires pour ne pas entraver la bonne marche de vos activités.

En recourant à l’externalisation de la numérisation de vos archives, vous gagnerez beaucoup de temps et ferez des économies, car cette pratique élimine les investissements en matériel et en ressources humaines. Par ailleurs, vous aurez la possibilité d’extraire des informations grâce à des logiciels de reconnaissance de caractères. Des recherches avancées sur les différents éléments constituant vos dossiers seront alors possibles.

Une fois vos documents numérisés, il vous faudra procéder à l’archivage. Pour la sécurité de vos données, il est recommandé de mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) qui permet par la même occasion de répondre rapidement aux exigences juridiques et administratives. Grâce à un SAE, vous pouvez tracer l’ensemble des activités réalisées sur les dossiers et garantir la valeur probatoire de ces derniers. Une fois vos données intégrées, vous pouvez détruire vos archives papier, mais attention, des autorisations peuvent être nécessaires, surtout si vous êtes dans le secteur public. Là encore, la solution la plus prudente, c’est de faire appel à un spécialiste pour éviter d'enfreindre la réglementation en vigueur.

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