Pourquoi externaliser la saisie de vos données et documents ? (28/10/2019)

Les données sont d’une importance vitale pour une entreprise. Elles doivent être gérées rationnellement, car elles servent de base à la prise de décisions stratégiques. Mais la saisie est une opération délicate et chronophage. L’externalisation se présente comme une solution de choix.

Un service à l’efficacité éprouvée

En France, la loi oblige les entreprises à conserver pendant un temps certains documents et données qu’elles utilisent dans le cadre de leur activité. En cas de problème, ils peuvent servir de preuve. Mais avec le temps, ils peuvent devenir illisibles ou se perdre. Pour éviter pareille situation, il est recommandé de procéder à une saisie et de garder la version électronique.

Cependant, la saisie de documents est une opération chronophage qui a tendance à prendre le pas sur les autres activités. Cette tâche peut même mobiliser plusieurs salariés, voire nécessiter le recrutement de nouveau personnel, notamment quand il y a des vérifications urgentes à faire. Les charges de l’entreprise augmentent, et elle est moins performante. L’externalisation, qui consiste à sous-traiter l’opération à un prestataire, apparaît comme la solution idéale.

Un avantage économique évident

Les avantages de l’externalisation de saisie de données et documents sont multiples. Outre une meilleure organisation, cette pratique permet de bénéficier d’une excellente qualité de travail, car les agences de sous-traitance disposent des outils technologiques et de l’expertise nécessaires à ce travail dans laquelle elles se sont spécialisées.

Il y a également un intérêt économique à faire appel à une entreprise d’externalisation : les tarifs qui sont accessibles, car une telle entreprise est souvent implantée dans un pays où le coût de la main d’œuvre est moins élevé. Par ailleurs, le contrat est modulable en fonction des besoins et des possibilités financières de l’entreprise commanditaire.

Un travail exécuté selon un cahier des charges précis

De la réception de la version papier à la remise des données numérisées au client, une agence d’externalisation exécute les commandes suivant un cahier de charges détaillé. Pour les documents manuscrits par exemple, elle effectue souvent une double saisie ainsi qu’un contrôle par échantillonnage en plus de la saisie initiale. La saisie est à refaire s’il y a des erreurs. Pour les textes dactylographiés, elle effectue des tests de reconnaissance optique de caractères ou de reconnaissance automatique de documents. D’autres contrôles sont également effectués après traitement.

Une entreprise de saisie de données prend en charge différents formats : coupons, chèques, résultats de sondages et enquêtes, factures… La prestation est toujours sur mesure, et la confidentialité des informations est garantie, car celles-ci sont stockées dans des serveurs de sauvegarde dédiés et sécurisés. Cependant, les clients ont accès au back-office pour contrôler l’avancement de leur commande, et tous les accès sont tracés.

Plusieurs paramètres sont à prendre en compte dans le choix d’une agence d’externalisation. Il convient de faire jouer la concurrence afin de maximiser le gain économique, mais pas au détriment de la qualité, même s’il s’agit d’externaliser des tâches à faible valeur ajoutée.

Il est également recommandé d’exiger une phase test afin de mesurer l’expertise métier de son partenaire en externalisation. Cette période peut être comprise entre une semaine et plusieurs mois, en fonction de l’envergure du projet. La transparence est également une règle absolue dans une telle collaboration, et le processus de travail du prestataire doit être compatible avec celui du client. Il ne faut donc pas hésiter à imposer une méthodologie de travail qui ne pourra être que bénéfique pour les deux parties. Un faible décalage horaire est aussi essentiel pour bien externaliser.

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