Musées, centres culturels… pourquoi avoir recours à la saisie de données ? (18/09/2019)
Toutes les entreprises, et tous les organismes peuvent avoir recours à de la saisie et du traitement de données, même dans le secteur public. Ainsi, les musées et autres centres d’expositions gardent en réserve de nombreux documents et archives inestimables, qui ont tout intérêt à être bien classés et numérisés.
Plusieurs types de missions sont envisageables.
Mise en place d’une base de données
Une base de données est indispensable pour un musée ou un centre d’archives. Elle permet de stocker les données sur toutes les œuvres et les documents existants.
Une base de données peut être un outil de travail indispensable et quotidien pour les gestionnaires et pour le personnel du musée. Elle doit être adaptée à leurs besoins et élaborée avec soin.
La plupart des musées possèdent des bases de données. La plupart des grands musées en ont même plusieurs. Ainsi, le Louvre recense les antiquités grecque dans la base « Jupiter », et les antiquités orientales dans la base « Shamash ». A l’inverse, le musée d’Orsay possède une seule base pour toutes ses œuvres.
Certaines bases de données ne servent pour l’instant que de bases « inventaires » et ne renseignent pas d’informations en plus sur les œuvres. L’existence des bases de données est pourtant une grande opportunité pour garder des informations sur les œuvres et documents. La saisie de la fiche de chaque œuvre représente un travail colossal.
Numérisation d’archives, saisie de documents papier
Les archives papier sont fragiles et difficiles à stocker. Pourtant, de nombreuses organisations continuent de dépendre des documents papier.
Afin d’éviter le risque de perte ou de destruction, garder une trace des documents papier est indispensable. La numérisation des documents est une bonne solution pour les documents bien lisibles, qui ne sont pas détériorés, ou qui comportent des images. Il est aussi possible de saisir les documents à la main, en reportant leur contenu sur un fichier Word par exemple. Cela permet par la suite de traiter les informations informatiquement, de les utiliser.
Traitement d’images
Les images sont également importantes. Elles peuvent être stockées dans une base spécifique avec des informations sur leur contenu, sur leur origine, etc. Avoir des images des œuvres ou des documents permet également de les intégrer à un site internet par exemple.
Mise en place d’une charte de saisie
Au cours du processus de création d’une base de données, ou lors de la numérisation de documents, il est indispensable de mettre en place une charte de saisie. C’est indispensable pour assurer une homogénéisation de la saisie des données à long terme et entre les différents opérateurs et personnes qui interviendront sur la base.
Cela permettra également dans le futur de justifier les entrées, la mise en forme ou les choix qui ont été faits.
Cette charte doit être relue et testée par plusieurs personnes, dont les personnes qui l’utiliseront le plus régulièrement, avant d’être validée. Au gré des besoins elle pourra être adaptée et modifiée, si certains besoins se montrent obsolètes.
