Dématérialisation : quels enjeux pour les entreprises ? (14/06/2021)

Le terme dématérialisation revient de plus en plus souvent dans le monde de l’entreprise. On en parle comme d’une opportunité conséquente à la digitalisation, avec des enjeux importants sur les plans technique, organisationnel et financier, et ce quel que soit le secteur d’activité.

En quoi consiste la dématérialisation ?

La dématérialisation est l’action de substituer des supports d’informations matériels par des fichiers numériques ou à créer des documents numériques en vue de les intégrer à un processus. Il s’agit de l’un des éléments essentiels de la transformation digitale des entreprises. L’objectif est de permettre une meilleure gestion et de faciliter l’accès aux documents et aux donnés, que ce soit dans des fichiers internes ou issus de relations externes.

En règle générale, ce processus informatique comprend la dématérialisation des documents qui est le fait de numériser des documents papiers comme les factures, les bulletins de salaires ou les correspondances. Il inclut également la dématérialisation des échanges qui est accélérée par l’utilisation de l’outil internet et la dématérialisation des procédures métiers qui est un indicateur de fiabilité et de productivités pour des départements comme celui des achats, de la comptabilité, marketing ou de la gestion commerciale.

L’importance de la dématérialisation pour les entreprises

Pour les entreprises, la dématérialisation est un excellent levier de performance. Elle est d’autant plus un sujet d’actualité en raison de l’accroissement des volumes d’information à traiter quotidiennement. Son premier avantage est certainement le gain de temps, car on estime qu’un employé consacre en moyenne entre 20 et 40% de son temps de travail à la recherche d’informations. Contrairement aux données papier, il est possible d’archiver, traiter, partager et consulter en tout lieu et à tout moment des données dématérialisées.

Autre avantage de la dématérialisation, la réduction des coûts, car cette pratique permet de réduire en moyenne de 50% les coûts d’impression, de photocopie, d’affranchissement et de stockage. Elle offre également la possibilité de mieux gérer les relations avec tous les acteurs de l’entreprise via des plateformes de partage communautaire, ce qui favorise le travail collaboratif. Enfin, les délais sont sensiblement réduits. C’est un avantage de taille dans un mode concurrentiel où les entreprises se doivent d’être réactives, que ce soit au niveau des collaborateurs, des fournisseurs, des clients ou des concurrents.

Une relation client améliorée

Un peu plus de trois Français sur quatre est aujourd’hui équipé d’un ordinateur, 65% d’un smartphone et 40% d’une tablette. Cette formidable percée de l’outil informatique a permis de simplifier les échanges entre les entreprises et leurs clients et prospect, avec en outre des solutions toujours plus innovantes. Toujours plus connecté et plus exigeant, le public attend plus de ses relation avec les fournisseurs.

Il est clair que les entreprises doivent s’adapter à ce changement de comportement, car la tendance est loin de s’inverser. Elles doivent développer leur stratégie de marketing relationnel pour prendre le pas sur la concurrence et rester compétitives. Cependant, il faut garder en tête que la digitalisation de la relation client ne se limite pas à la création d’un site internet et à la présence sur les réseaux sociaux, il faut aussi interagir avec la clientèle, analyser les données collectées et les exploiter pour toujours mieux répondre à ses attentes. La mise en place d’une solution de gestion de la relation client (CRM) se présente comme une arme efficace en la matière.