5 clés pour créer une base de données prospects (28/04/2021)

La prospection commerciale est un des fondements du développement d’une entreprise. Elle permet de générer plus de clients. Pour une prospection commerciale réussie, il est nécessaire de réunir toutes les informations concernant les prospects dans une base de données. Ce support doit être précis et bien organisé. Voici les étapes-clés de la création d’une base de données prospects efficace :

Récolter les informations sur les prospects

Plusieurs solutions sont possibles pour recueillir les informations concernant les prospects. Vous pouvez établir votre fichier prospects vous-même. Les informations sur les clients peuvent être obtenues dans un annuaire, lors d’un rendez-vous d’affaires ou lors d’un salon. Acheter des fichiers prospects avec des listes préétablies est aussi faisable. Cette méthode est simple et pratique. Cependant, il faudra s’assurer que les informations sont à jour et obtenues avec le consentement du client. La location de prospects est possible. Cependant, elle peut être coûteuse pour une entreprise en début d’activité.

Créer la base de données à partir d’un tableur

Lorsque toutes les informations sur les prospects sont réunies, il est temps de lister celles qui sont essentielles à la prospection commerciale dans un tableau Excel ou Access. La base de données prospects est indispensable pour le suivi de la relation commerciale. C’est pourquoi il faut veiller à ce que les informations introduites soient pertinentes. Dans un fichier prospects, on peut voir, entre autres, le nom de la société et ses coordonnées, son secteur d’activité, le nom du contact avec l’intitulé de son poste. Il est également utile de connaître la ville où se situe l’entreprise afin de mieux segmenter la base de données prospects.

Mettre à jour la base de données prospects

Lors de la prospection de nouveaux clients potentiels, il est important de mettre à jour sa base de données afin de pouvoir suivre en temps réel les actions qu’ils mènent. Ainsi, il est nécessaire d’ajouter des colonnes supplémentaires dans le tableau pour inscrire la date du dernier contact avec le prospect. Il est aussi indispensable de préciser le type de prospection qui a été utilisé ainsi que la date du premier rendez-vous avec le commercial.

Utiliser une base de données type CRM

L’utilisation de logiciel de type CRM ou Customer Relationship Management permet l’optimisation du suivi de la relation commerciale. Le logiciel CRM apporte une meilleure organisation dans la réalisation des fichiers prospects. Il apporte également un gain de temps lors de la prospection commerciale. Par rapport à un tableur, ce programme offre plus de fonctionnalités.

Sécuriser la base de données

À l’heure actuelle, le piratage et les vols font partie du quotidien de nombreuses entreprises. De ce fait, la sécurisation de la base de données est obligatoire pour éviter le risque de perte ou d’altération de données qui peut compromettre la démarche et donc, les relations commerciales. En effet, certaines personnes trouvent toujours de moyens pour accéder aux données d’une entreprise, c’est pourquoi il est important de prendre des précautions. Pour cela, il faut que la base de données soit dotée des systèmes de défense et de sauvegarde adaptés.

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